Setiap perusahaan pasti memiliki bagian pekerjaan dan tugas masing-masing. Setiap bagian tentunya diharapkan dapat bekerja dengan efektif agar menghasilkan output yang sesuai dengan target perusahaan. Begitu juga dengan bagian departemen HR, bagian ini juga diharapkan dapat memberikan hasil baik terkait pengelolaan sumber daya manusia yang ada. Seiring dengan kemajuan teknologi, hasil ini dapat dicapai lebih mudah dengan memanfaatkan keberadaan aplikasi HR. Sebagai contoh, dengan adanya aplikasi, departemen HR hanya perlu memasukkan beberapa informasi yang diperlukan dalam proses perhitungan gaji karyawan. Kemudian, software akan melakukan perhitungan gaji masing-masing karyawan secara otomatis dan mengirimkan rincian gaji masing-masing karyawan. Tidak hanya itu, aplikasi atau software memiliki fungsi utama untuk membantu pekerjaan departemen HR secara umum, dan menyederhanakan berbagai tugas HR yang bersifat administratif. Tujuan dari penggunaan aplikasi pada departemen HR adalah untuk membuat tugas-tugas dapat disederhanakan dan selesai dalam waktu yang lebih cepat.

6 Fitur yang Wajib Dimiliki Aplikasi HR Perusahaan Anda

Untuk membantu departemen HR perusahaan Anda dalam mengerjakan berbagai tugas HR yang bersifat administratif, pemilihan aplikasi HR yang haruslah memiliki fitur yang lengkap. Masalahnya, dari sekian banyak aplikasi HR yang di tawarkan, belum tentu semuanya memiliki fitur yang perusahaan Anda butuhkan. Bisa jadi harga yang ditawarkan lebih murah namun memiliki keterbatasan fitur.  Maka dari itu, Anda harus teliti dalam memilih aplikasi HR terbaik untuk perusahaan Anda. Untuk memudahkan Anda dalam menentukan pilihan, kali ini kami akan memberikan informasi terkait fitur-fitur apa saja yang wajib dimiliki aplikasi HR pilihan Anda nantinya. Berikut ini beberapa fitur utama yang wajib dimiliki oleh aplikasi HR perusahaan Anda.

1. Personnel Administration

Fitur yang pertama yaitu, fitur personnel administration. Fitur ini adalah fitur berfungsi untuk mengetahui data aktual setiap karyawan secara terperinci. Selain itu, fitur personnel administration membantu departemen HR melakukan pemutakhiran data karyawan dengan mudah dan tepat. Dengan adanya fitur Personnel Administration, departemen HR dapat memperbarui data personal karyawan dengan mudah, mengenali potensi karyawan dengan lebih baik, dan bahkan mendokumentasikan seluruh sumber daya perusahaan yang digunakan karyawan.

2. Organization Management

Selanjutnya, organization management merupakan fitur yang juga wajib ada pada aplikasi HR.  Fitur ini berfungsi untuk mengetahui dan mengelola seluruh informasi perusahaan, serta membantu departemen HR dan seluruh karyawan bekerja secara lebih efektif dan transparan. Dengan adanya fitur Organization Management, departemen HR dapat menyederhanakan pengelolaan biaya perusahaan, memvisualisasikan struktur organisasi perusahaan, membuat kualifikasi kategori pekerjaan secara cepat dan mudah. Selain itu, fitur ini memungkinkan departemen HR mengatur rincian pekerjaan setiap karyawan secara transparan, dan mengelola alur persetujuan secara langsung melalui sistem.

3. Employee Self-Service

Employee Self-Service merupakan fitur yang juga wajib ada pada aplikasi HR untuk memungkinkan setiap karyawan melakukan layanan yang berhubungan dengan proses HR secara mandiri. Dengan fitur Employee Self-Service, karyawan dapat melakukan pemutakhiran data personal, mendaftarkan kehadiran mereka saat datang atau pulang, cuti, izin dan mengajukan lembur. Selain itu, karyawan dapat mengetahui informasi laporan SPT dan kuota cuti, serta melihat dan mencetak slip gaji mereka. Seluruh layanan tersebut dapat dilakukan dengan mudah secara mandiri oleh setiap karyawan melalui aplikasi HR.

4. Leave Management

Leave Management merupakan fitur yang berfungsi untuk membantu departemen HR bekerja secara lebih efisien. Fitur ini membantu departemen HR untuk mengotomatiskan perhitungan kuota cuti, pengelolaan cuti, dan pengelolaan izin setiap karyawan. Oleh sebab itu, fitur ini juga wajib ada pada aplikasi HR perusahaan Anda.

5. Payroll Administration

Payroll Administration merupakan fitur untuk mengotomatiskan proses administrasi yang terkait  dengan upah dan tunjangan karyawan. Fitur ini membantu departemen HR mengotomatiskan proses pembuatan jurnal payroll, perhitungan pajak, BPJS ketenagakerjaan, dan bahkan laporan SPT bulanan dan tahunan. Oleh sebab itu, fitur ini menjadi prioritas utama dalam pemilihan aplikasi HR karena aktivitas perhitungan payroll biasanya paling menyita waktu departemen HR terutama untuk bagian administrasi.

6. Time Management

Fitur yang terakhir namun juga tidak kalah penting yaitu Time Management. Fitur ini berfungsi untuk mengelola jadwal kerja karyawan yang bervariasi. Fitur ini membantu departemen HR untuk memantau jam kehadiran karyawan di mana pun dan kapan pun. Lebih lanjut, fitur ini mengelola perhitungan lembur seluruh karyawan secara cepat dan akurat dan memudahkan proses pelaporan kehadiran karyawan. Fitur ini juga berguna untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan penjadwalan yang efektif.

Nah itulah 6 fitur utama yang wajib ada pada aplikasi HR perusahaan Anda. Dalam proses pemilihan aplikasi HR yang tepat untuk menunjang kinerja departemen HR, Anda perlu memastikan bahwa aplikasi yang Anda pilih menawarkan 6 fitur tersebut. Namun, Jika ingin memilih aplikasi HR yang memiliki seluruh fitur tersebut, maka Pegaw.ai akan menjadi pilihan yang sangat tepat untuk perusahaan Anda. Anak perusahaan Phintraco Group yaitu PhinCon merupakan penyedia solusi HRMS yaitu Pegaw.ai. Solusi HRMS yang PhinCon tawarkan memiliki fungsi utama untuk membantu pekerjaan departemen HR secara umum, dan menyederhanakan berbagai tugas HR yang bersifat administratif. Tidak hanya itu, masih banyak lagi keuntungan yang akan perusahaan Anda peroleh dengan menggunakan Pegaw.ai.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami melalui marketing@phintraco.com.

Baca juga: Aplikasi HR Menaikkan Employee Satisfaction

Related article: 5 Things to Look for in a Digital Assistants

Sebelum era digital hadir, departemen HR menggunakan cara manual untuk mengelola data karyawan, itulah sebabnya tugas departemen menjadi rumit. Jika dilakukan secara manual, proses mengelola data dapat memakan banyak waktu dan sumber daya dan bahkan rentan terhadap kesalahan manusia. Selain itu, berapa banyak waktu dan kertas yang akan terbuang untuk print out data setiap karyawan. Namun dengan teknologi digital, efisiensi pada proses tersebut sangat mungkin terjadi. Dengan bantuan teknologi digital makin banyak pekerjaan yang akan terselesaikan dengan tingkat dan akurasi hasil yang lebih baik dibandingkan ketika dikerjakan secara manual. Bukan hanya pada proses mengelola data karyawan saja, banyak pekerjaan rutin yang dilakukan departemen HR yang dapat disederhanakan oleh teknologi digital.

Digitalisasi Proses HR Mengelola Data Karyawan Agar Lebih Efisien

Walaupun kita telah memasuki era di mana semuanya serba digital, masih banyak perusahaan yang belum memaksimalkan penggunaan teknologi. Padahal, penggunaan teknologi digital dapat membantu perusahaan lebih berkembang. Mendigitalisasikan tugas departemen HR membantu perusahaan mengefisienkan proses HR dari sisi waktu dan biaya. Sebagai contoh, digitalisasi pada proses pengelolaan data akan memangkas waktu yang diperlukan jika menggunakan cara manual. Data karyawan tidak hanya data diri saja namun juga berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi dan masih banyak lagi. Jumlah staf yang mengelola administrasi HR pun bisa dikurangi jika memanfaatkan teknologi. Perlu Anda ketahui bahwa mengelola data karyawan secara digital akan memberi banyak keuntungan bagi perusahaan. Termaksud memudahkan departemen HR dalam merencanakan dan mengelola distribusi karyawan, dan masih banyak keuntungan lainnya.

Alasan Pentingnya Mengelola Data Karyawan dengan Baik

Mengelola data karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Mengelola data karyawan dengan baik akan membantu karyawan, departemen HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun untuk mengelola data karyawan, diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang akan disimpan merupakan data yang akurat. Seiring dengan berkembangnya teknologi, HRMS (Human Resource Management System) hadir untuk mempermudah mengelola data dan sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Ini merupakan salah satu bentuk digitalisasi untuk membantu dalam menyederhanakan tugas administratif HR. Departemen HR pun dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab dengan lebih praktis dan mudah. Berikut ini merupakan alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik:

1. Kontrol Data Personal Karyawan Lebih Mudah

Data karyawan yang di kelola dan tersimpan dengan baik akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak baik karyawan maupun HR memiliki akses untuk dapat melihat data personal karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing pihak berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.

2. Mempermudah Evaluasi Kinerja Karyawan

Pengelolaan data karyawan yang baik akan mempermudah departemen HR dalam melakukan mengevaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar berkas-berkas lama untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya karena data dapat mudah untuk diakses kembali. Dari data tersebut, departemen HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.

3. Perhitungan Gaji Secara Akurat

Absensi merupakan salah satu bagian dari data karyawan, oleh sebab itu absensi karyawan yang dikelola dengan baik akan memudahkan perhitungan gaji secara akurat. Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji karyawan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan contohnya adalah jam absensi, lembur, tunjangan, shift tertentu, dan masih banyak lagi.

Ketiga poin di atas merupakan kemudahan yang dapat dirasakan perusahaan Anda jika mengelola data karyawan dengan baik. Pengelolaan data karyawan secara digital akan membantu perusahaan meninggalkan cara lama atau manual menuju cara baru yang lebih efisien dalam mengelola karyawan. Salah satu bentuk digitalisasi pada departemen HR, PhinCon menghadirkan Pegaw.ai sebagai solusi untuk memastikan departemen HR dapat melakukan pemutakhiran data karyawan dengan mudah.  Pegaw.ai dilengkapi dengan fitur Personal Pegawai yang dapat dimanfaatkan untuk mengetahui data aktual setiap karyawan secara terperinci. Sebagai anak perusahaan Phintraco Group, PhinCon memungkinkan departemen HR dengan mudah mengelola kehadiran dan cuti karyawan, penggajian, penghitungan dan pelaporan PPh21, penghitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sampai distribusi gaji ke karyawan. Pegaw.ai membantu perusahaan untuk memonitor kehadiran dan aktivitas karyawan, terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang mobile atau tersebar di banyak lokasi kerja.

Tertarik untuk mengelola data karyawan dengan baik dengan Pegaw.ai? Hubungi kami melalui marketing@phintraco.com untuk mendapatkan informasi selengkapnya mengenai Pegaw.ai.

Related article: AI-based Technologies that Can Be Implemented in Businesses

Baca juga: Ciri Pengelolaan Administrasi HR yang Efisien

Human Resource Departemen (HRD) hampir selalu ada di setiap perusahaan. Divisi ini sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan untuk mengelola seluruh proses manajemen SDM (Sumber Daya Manusia) yang ada. Selain itu, divisi HR juga dibutuhkan untuk menjaga efektivitas kinerja SDM yang ada di dalam perusahaan. Secara umumnya, fungsi utama dari divisi HR adalah untuk menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan SDM. Mereka menangani banyak hal seperti proses recruitment, kehadiran, penggajian, bahkan pelatihan hingga memastikan seluruh hak dan kewajiban karyawan dapat diberikan dan diterima dengan baik. Keseluruhan proses manajemen SDM di dalam sebuah perusahaan biasanya ditangani oleh Human Resource.

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab terkait manajemen SDM yang cukup rumit, HR tidak lepas dari kendala pekerjaan. Pasalnya, mereka dituntut untuk cepat namun sistem yang digunakan masih dikerjakan secara manual. Selain itu, risiko pemalsuan absensi karyawan, berkas-berkas yang menumpuk dan berantakan, dan lain sebagainya juga terkadang ditemui. Oleh sebab itu, mengelola secara manual proses manajemen SDM tidak lagi efektif dan efisien bagi perusahaan. Seiring dengan kemajuan teknologi, perusahaan perlu berfokus pada penggunaan teknologi mutakhir untuk sederhanakan pengelolaan manajemen SDM. Hal ini diharapkan agar pengelolaan manajemen SDM dapat lebih praktis serta bebas kendala.

Penerapan Teknologi Mutahir pada Manajemen SDM

Kemajuan teknologi pada era modern saat ini sangat berpengaruh besar di berbagai bidang termaksud dalam manajemen SDM perusahaan. Dengan fungsi teknologi sebagai pengumpulan, pengambilan, pengolahan, penyebaran, penyimpanan, dan penyajian informasi. Tentunya fungsi tersebut akan memudahkan proses pengelolaan manajemen SDM perusahaan dengan baik dan juga cepat. Untuk meningkatkan kualitas kerja HR, perusahaan perlu memanfaatkan teknologi mutakhir seperti solusi Human Resource Management System (HRMS).

Solusi teknologi ini dapat memberi kemudahan bagi tim HR dalam mengelola seluruh proses manajemen SDM perusahaan dari tahap awal hingga akhir. Dengan menerapkan solusi HRMS yang tepat, tim HR perusahaan dapat dengan mudah mengelola seluruh proses manajemen SDM. Selain itu, penerapan solusi ini dapat memastikan setiap informasi yang terinput adalah informasi yang akurat. Dengan keakuratan data yang dimiliki oleh tim HR, risiko pelanggaran kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan yang bersifat administratif dapat dihindari.  Sehingga kinerja tim HR akan lebih efisien karena proses pengelolaan data akan lebih mudah.

Sederhanakan Proses Manajemen SDM dalam Satu Platform dengan Pegaw.ai

Untuk membantu perusahaan mengelola seluruh proses manajemen SDM, Pegaw.ai hadir sebagai solusi Human Resource Management System (HRMS). Pegaw.ai merupakan solusi HRMS untuk yang akan sederhanakan seluruh proses manajemen SDM perusahaan. Pegaw.ai memastikan proses awal hingga akhir tiap pengguna mendapatkan pengalaman berharga. Mulai dari proses eksplorasi hingga interaksi di dalam platform. Selain itu, Pegaw.ai merupakan platform yang dapat di terapkan di berbagai perusahaan baik perusahaan kecil, menengah, hingga perusahaan besar. Platform ini juga menawarkan harga yang terjangkau bagi perusahaan, karena jenis dan jumlah paket dapat disesuaikan berdasarkan jumlah karyawan. Setiap perusahaan yang menerapkan platform ini juga tidak perlu khawatir dengan masalah keamanan data perusahaan.

Pegaw.ai dirancang khusus sebagai platform mutakhir yang menjamin keamanan data setiap penggunanya. Dengan dukungan platform Pegaw.ai, tim HR dapat mengatasi seluruh tantangan dan dapat bekerja dengan lebih efisien. Karena seluruh modul di platform Pegaw.ai disiapkan khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola SDM dan memaksimalkan potensi tim HR. Untuk memaksimalkan penerapannya, Anda dapat mempercayakan kepada Pegaw.ai dari PhinCon, PhinCon anak perusahaan Phintraco Group. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang IT Consulting, PhinCon dapat membantu sederhanakan pengelolaan manajemen SDM perusahaan dengan platform Pegaw.ai. Dengan menerapkan Pegaw.ai sebagai solusi HRMS untuk perusahaan Anda, akan memastikan seluruh pengguna dapat menggunakan platform Pegaw.ai dengan mudah dan cepat.

Untuk informasi lebih lengkap dan terperinci, Anda dapat mengirimkan email di marketing@phintraco.com.

Related article: Big Data: Solving Complex Business Problems

Baca juga: Pengelolaan Rekrutmen yang Efektif