Blog

Electronic Signature Adalah Terobosan Administratif di Era Digital

06 January 2024 Muhammad Iqbal Iskandar Blog

Transformasi digital membawa perubahan fundamental dalam berbagai aspek kehidupan, salah satunya dalam bidang administrasi. Proses mengurus dokumen seperti tanda tangan basah kini berganti menjadi electronic signature atau tanda tangan elektronik.

Electronic signature (e-signature) kini digunakan untuk dokumen-dokumen dalam bentuk softcopy atau PDF. Penggunaan e-signature, PDF, dan dokumen-dokumen softcopy lainnya merupakan tanda proses digitalisasi dalam administrasi.

Apa itu e-signature? Apa perbedaannya dengan tanda tangan digital? Apa fungsi, jenis-jenis, serta manfaatnya? Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut!

Apa itu Electronic Signature?

E-signature atau tanda tangan elektronik adalah tanda tangan elektronik untuk dokumen-dokumen dalam bentuk softcopy. Secara umum, tanda tangan elektronik dan tanda tangan basah hanya memiliki perbedaan dalam medianya.

Jika tanda tangan basah digunakan untuk dokumen-dokumen fisik seperti dalam bentuk kertas, maka tanda tangan elektronik digunakan untuk media elektronik.

E-signature adalah bukti keaslian dari seseorang untuk suatu dokumen, kontrak, dan perjanjian dalam bentuk elektronik.

Apa Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital?

Perbedaan utama dari electronic signature dan digital signature (tanda tangan digital) terletak pada fungsinya.

Electronic signature adalah tanda atau bukti keaslian ketika seseorang melakukan transaksi elektronik. Sementara digital signature adalah sebuah teknologi pelengkap electronic signature yang berfungsi sebagai enkripsi dan berisi metadata penting dari tanda tangan elektronik tersebut.

Tanda tangan digital adalah bagian dari tanda tangan elektronik dan bukan sesuatu yang terpisah.

Tanda tangan digital berperan untuk memverifikasi keaslian transaksi atau dokumen yang menggunakan tanda tangan elektronik.

Apa Fungsi Electronic Signature?

Fungsi utama dari e-signature adalah sebagai metode otentikasi digital untuk melakukan konfirmasi niat dan tujuan seseorang untuk menandatangani dokumen secara elektronik.

Selain itu, tanda tangan elektronik juga berfungsi untuk mendukung otomatisasi alur kerja. Penggunaan tanda tangan elektronik memungkinkan perusahaan untuk melakukan tanda tangan secara massal pada berbagai jenis dokumen. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi secara signifikan.

Dalam konteks perdagangan dan bisnis, electronic signature juga digunakan secara luas untuk menandatangani dokumen perdagangan.

E-signature memiliki 4 elemen pendukung keabsahan transaksi, yaitu: bukti persetujuan penandatangan, bukti tujuan dan niat tanda tangan, verifikasi identitas penandatangan, dan menyediakan kemampuan audit.

Apa Saja Jenis Tanda Tangan Elektronik?

Penggunaan electronic signature kini mulai banyak diterapkan di berbagai bidang. Namun, electronic signature memiliki beberapa jenis dan kategori sesuai dengan tujuan, tingkat keamanan, serta situasinya.

Salah satu pengelompokan e-signature adalah berdasarkan jumlah penandatangan yang terlibat, berikut ini adalah penjelasannya:

Kontrak atau Transaksi Hukum

Dalam sebuah kontrak atau transaksi hukum, biasanya pihak atau penandatangan yang terlibat ada 2 orang atau lebih. Tanda tangan elektronik untuk dokumen jenis ini biasanya menerapkan sertifikat elektronik secara otomatis setelah semua proses tanda tangan selesai.

Sertifikat elektronik ini digunakan untuk menjamin keabsahan dokumen yang telah ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat. Proses tanda tangan elektronik ini juga berfungsi untuk mengurangi risiko dalam konteks hukum yang melibatkan semua pihak.

Dokumen Perdagangan dan Bisnis

Dokumen perdagangan atau bisnis umumnya melibatkan satu pihak atau satu tanda tangan saja. Beberapa contoh dokumen yang masuk ke dalam kategori ini adalah pesanan pembelian, pesanan penjualan, catatan pengiriman, daftar kemasan, hingga faktur.

Tanda tangan elektronik yang digunakan untuk dokumen-dokumen tersebut umumnya berfokus pada efisiensi dalam proses tanda tangan.

E-signature dapat digunakan secara massal untuk dokumen-dokumen tersebut sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam kegiatan perdagangan dan bisnis.

Kedua jenis tersebut adalah penggunaan tanda tangan elektronik berdasarkan jumlah penandatangan yang terlibat. Selain itu, terdapat pengelompokan e-signature berdasarkan tingkat keamanannya.

Berdasarkan tingkat keamanannya, e-signature dibagi menjadi 4 tingkatan, berikut ini adalah penjelasannya:

Standard Electronic Signature

Standard signature adalah jenis electronic signature dengan tingkat keamanan paling dasar atau entry-level. Pada tingkat ini, tanda tangan elektronik hanya mencakup perekaman niat dan tujuan penandatangan.

Tanda tangan yang digunakan bisa dalam bentuk gambaran, nama yang diketik, atau foto. Apa pun jenis tanda tangannya akan tetap dianggap sah secara hukum selama niat penandatangan tercatat.

Reinforced Standard Electronic Signature

Sebagaimana namanya, reinforced standard signature adalah standard signature dengan tingkat keamanan yang diperkuat. Penguatan tingkat keamanan ini dilakukan dengan memberikan rincian tambahan untuk melakukan verifikasi identitas penandatangan.

Beberapa rincian tambahan tersebut antara lain adalah alamat email, nomor ponsel untuk kode OTP, alamat IP, hingga koordinat GPS.

Semua rincian ini direkam sebagai bukti identitas penandatangan e-signature sekaligus untuk menjamin identitas dokumen yang ditandatangani.

Advanced Electronic Signature

Advanced signature adalah jenis tanda tangan elektronik tingkat lanjutan yang menggunakan sertifikat digital. Pada e-signature jenis ini, tidak ada persyaratan dalam kualitas sertifikat tertentu.

Penandatangan e-signature dapat menggunakan sertifikat yang bersifat self-signing, meskipun tidak dapat menjamin identitas penandatangan.

Pada tingkat keamanan ini, e-signature yang digunakan masih terbatas dalam menangani keamanan identitas penandatangan.

Qualified Electronic Signature

Qualified signature adalah jenis e-signature dengan tingkat keamanan tertinggi. Jenis tanda tangan ini disimpan di perangkat yang dapat menjamin identitas penandatangan dengan menggunakan pihak ketiga untuk verifikasi sertifikat.

Jenis e-signature ini selain memiliki tingkat keamanan tertinggi juga diakui setara secara hukum dengan tanda tangan manual.

Penggunaan pihak ketiga (third-party) atau otoritas pemerintah dilakukan dengan perekaman video langsung untuk verifikasi.

Apa Saja Manfaat Electronic Signature?

Penggunaan e-signature yang terus berkembang membuat semua orang harus memiliki pemahaman tentang fungsi, jenis-jenis, serta cara membuat e-signature.

Adaptasi terhadap penggunaan e-signature ini bukan tanpa alasan, tetapi karena terdapat banyak manfaat e-signature yang didapat oleh penggunanya termasuk perusahaan.

Berikut ini adalah manfaat-manfaatnya bagi perusahaan:

Verifikasi Identitas

Perusahaan bisa memiliki akses ke berbagai pilihan verifikasi identitas dengan menggunakan e-signature. Opsi-opsi tersebut memungkinkan perusahaan untuk memastikan kecocokan identitas sebelum mengakses sebuah dokumen.

Metode-metode verifikasi yang dapat digunakan antara lain adalah nomor ID pemerintah, biometrik, OTP, knowledge based authentication (KBA), serta opsi lainnya.

Oleh karena itu, tanda tangan elektronik dapat menjaga keabsahan identitas dan meminimalisasi pemalsuan.

Keamanan Tinggi

Keamanan yang ditawarkan oleh penggunaan e-signature  juga sangat berguna bagi perusahaan. Sistem enkripsi tanda tangan elektronik memiliki tingkat keamanan tinggi dan sesuai dengan standar keamanan cloud yang ketat.

Pihak ketiga juga dapat berperan menjadi auditor dan melakukan verifikasi untuk perlindungan terhadap dokumen dan pengguna.

Proses yang Lebih Efisien

Penggunaan e-signature tentunya dapat meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis serta administrasi. Hal ini juga dapat meminimalisasi kesalahan seperti kehilangan dan kesalahan dokumen.

Kemudahan Integrasi

Perusahaan dapat melakukan integrasi e-signature dengan mudah ke dalam situs web, aplikasi seluler, atau sistem dari perusahaan dengan menggunakan REST API dan SDK.

Hal ini dapat mempermudah pelanggan untuk menggunakan tanda tangan elektronik.

Meningkatkan Customer Experience

Tersedianya teknologi electronic signature yang dapat digunakan oleh pelanggan bisa menjadi nilai lebih untuk perusahaan. Hal ini dapat menciptakan pengalaman pelanggan dan kepuasan pelanggan yang tinggi.

Perusahaan harus memastikan teknologi e-signature yang digunakan memiliki kualitas dan keamanan yang terbaik. Phintraco Ekasarana dapat menjadi pilihan perusahaan Anda untuk mengimplementasikan solusi electronic signature. 

Phintraco Ekasarana adalah grup perusahaan yang bergerak di berbagai bidang IT, termasuk infrastruktur IT modern. Electronic signature adalah salah satu solusi teknologi yang ditawarkan oleh Phintraco Ekasarana.

Editor: Cardila Ladini

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *