Situasi pasca pandemi membuat banyak perusahaan yang tetap menerapkan bekerja jarak jauh (remote working) secara penuh atau sebagian. Komunikasi, khususnya secara massal, kerap menjadi kesulitan utama dalam bekerja jarak jauh. Komunikasi untuk remote working ini dapat diatasi dengan teknologi video conference.

Dalam era kerja modern seperti ini, memilih jenis komunikasi dengan video conference adalah hal yang lumrah bagi perusahaan. Oleh karena itu, kini banyak perusahaan yang menggunakan beberapa aplikasi video conference paling populer untuk sarana komunikasi karyawan.

Lalu apa itu video conference? Mengapa teknologi ini penting? Serta apa saja fungsi, fitur, dan manfaatnya? Simak selengkapnya di artikel berikut ini!

Apa itu Video Conference?

Video conference atau konferensi video adalah teknologi yang menyediakan koneksi visual langsung antara dua pihak atau lebih secara jarak jauh. Koneksi visual melalui internet ini bertujuan untuk mensimulasikan pertemuan tatap muka. Orang-orang yang berada di lokasi yang berbeda-beda dapat melakukan pertemuan tatap muka dengan video conference.

Beberapa aplikasi video conference sederhana dapat menyediakan transmisi gambar statis dan teks antara dua lokasi. Untuk aplikasi video conference yang lebih canggih umumnya dapat menyediakan transmisi gambar video gerak secara penuh dan audio berkualitas tinggi antara beberapa lokasi.

Partisipan dalam pertemuan tatap muka virtual ini dapat melihat dan mendengar satu sama lain, sehingga menghasilkan komunikasi dan kolaborasi yang efektif ketika berada di lokasi yang berjauhan.

Apa Fungsi dari Video Conference?

Fungsi utama dari konferensi video adalah untuk menyediakan sarana komunikasi dan interaksi real-time antara individu atau tim yang berada di lokasi terpisah.

Selain itu, video conferencing biasanya juga digunakan untuk memfasilitasi berbagai kegiatan operasional perusahaan yang bersifat kolaboratif. Kegiatan kolaboratif tersebut meliputi presentasi, diskusi proyek, hingga pertemuan rutin tim.

Dalam pertemuan virtual melalui video conference, setiap karyawan atau tim bisa berada di lokasi masing-masing tetapi tetap bisa berkoordinasi dengan anggota atau tim lain. Hal ini dilakukan jika dalam sebuah perusahaan terdapat karyawan-karyawan yang bekerja secara remote atau divisi lain yang berada di kantor berbeda.

Mengapa Video Conference Penting dalam Dunia Bisnis?

Penggunaan video conference dalam konteks perusahaan merupakan tanda-tanda pengadopsian teknologi dalam dunia bisnis di era digital.

Perkembangan teknologi juga mendorong persaingan global dan peningkatan kualitas pelayanan atau produk. Oleh karena itu, dengan mengimplementasikan video conference, artinya perusahaan berusaha untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memanfaatkan teknologi.

Faktor lain yang membuat video conferencing menjadi penting adalah situasi pasca pandemi COVID-19 dan paradigma baru tentang cara bekerja. Setelah menerapkan sistem WFH (work from home) selama pandemi, banyak perusahaan yang akhirnya harus menggunakan konferensi video untuk berkomunikasi.

Setelah sistem kerja di kantor (work from office) kembali diberlakukan, kini video conferencing tetap menjadi pilihan untuk meningkatkan kelancaran dan efisiensi operasional.

Fenomena ini juga didukung oleh adanya beberapa pekerjaan remote atau perusahaan yang masih menerapkan sistem kerja hybrid. Penggunaan teknologi ini sudah menjadi pondasi pendukung bisnis untuk menghadapi tantangan dan peluang di era digital.

Apa Saja Fitur-fitur dalam Video Conference?

Untuk bisa mendukung proses kolaborasi dan komunikasi yang efektif untuk perusahaan, konferensi video menyediakan fitur-fitur canggih di dalam aplikasi atau platformnya. Berikut ini adalah fitur-fitur esensial dalam video conferencing:

Video & Voice Conference

Fitur ini adalah inti dari video conferencing. Fitur ini memungkinkan pengguna melakukan pertemuan tatap muka virtual dengan kualitas video dan suara yang tinggi.

Video & voice conference yang lancar harus didukung oleh beberapa komponen seperti jaringan internet yang lancar serta  kamera dan mikrofon berkualitas

Meeting Recording

Meeting recording adalah fitur di dalam konferensi video yang memungkinkan peserta untuk merekam seluruh sesi pertemuan. Fitur ini berfungsi untuk mendokumentasikan isi dan hal-hal penting dalam pertemuan virtual.

Video hasil rekaman tersebut dapat digunakan untuk me-review kembali, dibagikan ke peserta yang tidak bisa hadir, atau sebagai sumber referensi. Petinggi perusahaan juga bisa menggunakan hasil rekaman sebagai pertimbangan untuk mengambil keputusan di masa depan.

Virtual Background

Virtual background memungkinkan peserta pertemuan untuk mengganti latar belakang (background) video mereka. Fitur ini memberikan fleksibilitas visual yang tinggi dan menambahkan elemen kreativitas.

Selain itu, fitur ini juga berguna untuk menciptakan suasana tertentu atau untuk menjaga privasi. Peserta bisa terlihat lebih profesional dengan mengganti latar belakang video dengan virtual background.

Chat Messaging

Chat messaging menawarkan opsi komunikasi tambahan ketika melakukan pertemuan virtual. Ketika melakukan video conferencing, peserta dapat berkomunikasi lewat percakapan teks tanpa mengganggu alur presentasi atau percakapan verbal dalam pertemuan virtual tersebut.

Collaboration Workstream

Peserta pertemuan virtual dapat berbagi dan bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan selama pertemuan berlangsung dengan fitur collaboration workstream. Semua peserta dapat melihat dan mengedit dokumen secara bersamaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan.

Task Management

Beberapa platform video conferencing memiliki fitur task management. Fitur ini terintegrasi di dalam platform dan berguna untuk mengorganisasi dan melacak tugas-tugas yang harus dikerjakan setelah pertemuan selesai.

Apa Saja Manfaat Video Conference

Memasuki era digital, konferensi video kini memiliki peran penting dalam memfasilitasi komunikasi bisnis. Teknologi ini pun menawarkan banyak manfaat yang bisa diambil dan dioptimalkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah manfaat-manfaat dan penjelasannya:

Komunikasi Tidak Terbatas Lokasi

Video conferencing dapat dengan mudah mengatasi masalah terkait lokasi dan geografis. Teknologi ini memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan tim atau pihak yang berada di lokasi lain.

Menghemat Waktu dan Biaya

Manfaat lainnya dari teknologi ini adalah penghematan waktu dan biaya. Pertemuan virtual dapat mengurangi bahkan menghilangkan biaya perjalanan, akomodasi, dan logistik pertemuan biasanya.

Meningkatkan Produktivitas

Perusahaan dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan dengan menggunakan video conferencing. Teknologi ini membuat komunikasi menjadi lebih efektif, pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, serta pengelolaan tugas-tugas menjadi lebih efisien.

Penggunaan teknologi konferensi video dapat menjadi pilihan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan mengatasi kendala saat menerapkan remote working.

Phintraco Technology sebagai anak perusahan dari Phintraco Group telah bergerak di bidang ICT dan menyediakan solusi-solusi teknologi terbaik. Phintraco Technology bisa menjadi partner perusahaan Anda untuk mengimplementasikan solusi video conference.

Hubungi email marketing@phintraco.com untuk mengetahui lebih lanjut informasi solusi video conference dari Phintraco Technology.

Editor: Cardila Ladini